Facturas

Antes de la primera factura

En Ajustes → Datos fiscales completa los datos fiscales de tu empresa (razón social, NIF y dirección): sin ellos no se puede emitir. Si quieres, añade en Cobros tus formas de pago con el IBAN.

Crear una factura

Pulsa Nueva factura (o N en la lista, o ⌘ K → «Nueva factura»). También puedes empezarla desde la ficha de un cliente (Nueva factura) o de un producto o servicio (Facturar).

1. Cliente: búscalo por nombre o NIF. Si no existe, escríbelo y pulsa «Crear». Al elegirlo se aplican sus condiciones: descuento pactado, forma de pago y vencimiento.
2. Conceptos: en cada línea, pulsa el icono del catálogo para elegir un producto o servicio, o escribe un concepto libre. Ajusta cantidad, precio y descuento. Con Añadir título agrupas las líneas por secciones.
3. Los impuestos de cada línea son automáticos: salen del producto o servicio, del cliente (su retención, su régimen de IVA) y de la empresa. Si hace falta, pulsa sobre ellos para cambiarlos a mano; «Volver a automáticos» los recupera.
4. Los totales se calculan mientras escribes: base imponible, cada IVA con su base, retención, suplidos y total. Si alguna operación va sin IVA (exenta, intracomunitaria…), verás también la mención legal que saldrá en la factura.

Escribe los números como siempre: con coma decimal (19,99).

Suplidos

Un suplido es un gasto que pagas en nombre de tu cliente (tasas, aranceles…). Desde el menú … de la línea, Marcar como suplido: no lleva impuestos ni cuenta en la base imponible, pero suma al total.

Guardar y emitir

• Guardar borrador (o ⌘ S) guarda la factura sin número. Un borrador se puede cambiar o borrar cuando quieras.
• Emitir le da el siguiente número de su serie y fija los datos del cliente, los de tu empresa, las líneas y los importes. Antes te pide confirmación.

La fecha de una factura no puede ser anterior a la de la última emitida en la misma serie: la numeración tiene que ir en orden.

Ver, buscar y descargar

La lista muestra todas las facturas, de la más reciente a la más antigua, con su estado y lo que queda pendiente de cobro. Cada estado tiene su color: borrador y anulada en gris, pendiente en ámbar, cobro parcial en azul, cobrada en verde, vencida en rojo, a devolver en morado y las rectificativas en violeta. Las pestañas filtran por Borradores, Pendientes, Vencidas, Cobradas y Anuladas; la búsqueda encuentra por número, cliente o concepto. Al pulsar una fila, se abre en el panel lateral: a la izquierda, la vista previa del PDF; a la derecha, sus conceptos, totales, cobros, envíos, actividad y comentarios. El «…» al final de cada fila tiene las mismas acciones que el panel (registrar cobro, enviar, rectificar, descargar el PDF…), sin abrirla.

Desde el menú …: editar o emitir (en borrador), registrar un cobro, enviar por email, Descargar PDF, crear una rectificativa, Duplicar (crea un borrador con las mismas líneas, útil para facturas que se repiten), copiar el enlace, anular y borrar (solo borradores). El PDF de un borrador lleva la marca «BORRADOR», y el de una anulada, «ANULADA».

Enviar por email

En una factura emitida, pulsa Enviar. Grouzz propone:

• Para: los emails del cliente (puedes cambiarlos o añadir más, separados por comas) y, si quieres, CC.
• Asunto y mensaje con el número, el importe, el vencimiento y la cuenta para pagar por transferencia. Cámbialos a tu gusto.

La factura va adjunta en PDF. El email llega con el nombre de tu empresa y, si el cliente responde, la respuesta llega al email de tus datos fiscales. En la ficha, Envíos muestra a quién se envió, cuándo y si salió bien (si no, por qué). Puedes reenviarla cuando quieras.

Al final del email y al pie del PDF va una línea discreta, Enviado con Grouzz, con un enlace a grouzz.com. Lo llevan también los presupuestos, pedidos y albaranes.

Cobros

Cuando te paguen, pulsa Registrar cobro: propone lo que queda pendiente, la fecha de hoy y la forma de pago de la factura. Si te pagan en varias veces, registra cada pago: la factura pasa a Cobro parcial hasta que no queda nada y entonces está Cobrada. No se puede cobrar más de lo pendiente.

En la sección Cobro de la ficha ves lo cobrado y lo pendiente, con cada pago. Si registraste uno por error, bórralo desde su menú ….

Rectificativas

Si una factura emitida tiene un error (precio, cantidad, un descuento olvidado…), desde … → Crear rectificativa:

1. Escribe qué se corrige (se imprime en la rectificativa).
2. Elige cómo:
   • Anularla entera: copia todas las líneas en negativo. Úsalo si el cliente lo devuelve todo o la factura no debía existir.
   • Corregir una parte: empiezas sin líneas y escribes solo la diferencia. Las cantidades en negativo restan; por ejemplo, -12 h × 5 € si cobraste 5 € de más por hora.
3. Revisa el borrador y emítelo. Las rectificativas tienen su propia numeración (R2026-0001…), como pide la ley; puedes cambiarla en Ajustes → Series.

La rectificativa es siempre del mismo cliente, con sus datos tal como figuran en la factura original, y no puede restar más de lo facturado. En la factura original verás sus rectificativas y su pendiente ya descontado.

Si la factura ya estaba cobrada, queda A devolver: cuando devuelvas el dinero, pulsa Registrar devolución en la factura original.

Anular

Si emitiste una factura por error y el cliente no la tiene (por ejemplo, al cliente equivocado), desde … → Anular. Pide el motivo. La factura conserva su número, que no se reutiliza, y deja de contar en tus cobros. Si ya se la enviaste o tiene cobros, corrígela con una rectificativa.

Con la IA

Desde Claude o ChatGPT (ver Conector de IA) puedes pedir, por ejemplo, «prepara una factura a Acme por 10 horas de consultoría». La IA crea el borrador; emitirlo, enviarlo por email y anularlo lo hace siempre una persona desde Grouzz. También puede consultar qué facturas están pendientes o vencidas, registrar cobros y preparar rectificativas en borrador.