Contactos

Clientes, proveedores o los dos

Un contacto puede ser cliente, proveedor o ambos a la vez: son dos casillas independientes. Arriba de la lista tienes Todos, Clientes y Proveedores para verlos por separado.

Cada contacto es una empresa o una persona. Las empresas pueden tener personas de contacto vinculadas (ver más abajo).

Crear un contacto

Pulsa Nuevo contacto (o N). Solo el nombre es obligatorio; el resto lo puedes completar cuando quieras. El formulario va por pestañas:

• Datos fiscales: nombre fiscal, nombre comercial, NIF y NIF-IVA intracomunitario. En la ficha, Comprobar en VIES consulta el NIF-IVA en el servicio de la Comisión Europea y guarda si es válido, el nombre registrado y la fecha; si cambias el NIF-IVA, hay que volver a comprobarlo.
• Contacto: uno o varios emails (el primero es el principal: a él se enviarán los documentos), teléfono, móvil y web.
• Dirección fiscal y país.
• Facturación: régimen de IVA, IVA y retención por defecto, forma de pago, días de vencimiento y descuento pactado (ver más abajo).
• Organización: responsables, etiquetas, una referencia interna y notas.

Si al guardar falta o falla algo en otra pestaña, el formulario te lleva a ella y la marca con un punto. Al guardar, el contacto se abre en el panel lateral.

El NIF se comprueba mientras escribes

Grouzz revisa la letra o el dígito de control de los NIF, DNI, NIE y CIF españoles, y te dice si es válido y de qué tipo es. Puedes escribirlo con o sin guiones, puntos o el prefijo ES.

Si otro contacto ya tiene ese NIF, te avisa (pero te deja guardarlo, por si es otra sede o un departamento).

Listo para facturar

En la ficha verás Listo para facturar o lo que falta para poder hacerlo: el NIF y la dirección fiscal. En la lista, un pequeño aviso junto al NIF marca los que están incompletos.

Cómo se le factura

En la sección Facturación decides con qué nacen las facturas de este contacto. Lo que dejes vacío sale de los ajustes de facturación de la empresa, y en la ficha lo verás enlazado:

• Régimen de IVA: general, recargo de equivalencia (comercio minorista), intracomunitario, fuera de la UE, exento o no sujeto. Si no es el general, el propio régimen decide el IVA.
• IVA y retención por defecto.
• Forma de pago y vencimiento en días.
• Descuento pactado: se aplicará a todas sus facturas.

Buscar, filtrar y trabajar en bloque

• La búsqueda encuentra por nombre, nombre comercial, NIF, email o teléfono (da igual cómo esté escrito el teléfono).
• Pulsa una etiqueta o un responsable para ver solo esos contactos. El filtro aparece arriba; quítalo con su ×.
• Selecciona varios con las casillas y usa la barra de abajo para etiquetarlos, asignarlos a alguien o archivarlos de una vez.

Cuentas bancarias y mandato SEPA

En la ficha, en Cuentas bancarias, pulsa Añadir cuenta y escribe el IBAN (se comprueban sus dígitos de control), y si quieres el BIC y el titular. Una de las cuentas es la predeterminada; cámbiala desde su menú «…».

Si el cliente te ha firmado un mandato SEPA para domiciliarle los cobros, actívalo en la cuenta: fecha de firma, tipo (CORE para particulares y empresas, B2B solo entre empresas) y referencia. Si no pones referencia, Grouzz crea una única.

Campos personalizados

Si necesitas guardar algo propio de cada contacto (un número de socio, la fecha de alta, un nivel de cliente…), créalo en Ajustes → Campos de contactos (propietario y administradores). Cada campo es de un tipo: texto, número, fecha, sí o no o lista de opciones.

• Se rellenan al crear o editar el contacto, en la pestaña Organización, y se ven en su ficha.
• Los de lista y sí o no sirven de filtro en la lista de contactos (botón Campo).
• Al exportar a Excel van como una columna más cada uno, y al importar se reconocen por su nombre.
• Si quitas una opción de una lista, los contactos que la tenían se quedan sin valor en ese campo. Borrar un campo lo quita de todos los contactos.

Archivos

En la ficha, en Archivos, pulsa Adjuntar (o arrastra los archivos encima) para guardar contratos, mandatos SEPA firmados, certificados… PDF o imagen, hasta 10 MB cada uno. Haz clic en uno para abrirlo y en la papelera para quitarlo.

Fusionar duplicados

Si el mismo cliente o proveedor está dos veces (por ejemplo «Acme SL» y «ACME»), fusiónalos:

• Desde la lista: selecciona los contactos repetidos con las casillas y pulsa Fusionar en la barra de abajo.
• Desde la ficha: si otro contacto tiene el mismo NIF, algún email igual o el mismo nombre, la ficha avisa de Posible duplicado. Pulsa Revisar y fusionar.

Eliges cuál se queda. A ese pasan las facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, compras, gastos fijos, accesos al portal, personas de contacto y responsables de los demás. Sus datos se completan con los de los otros: los emails y las etiquetas se suman, lo que tenía vacío se rellena y las notas se juntan. Los demás quedan archivados con un aviso que lleva al que se quedó. No se puede deshacer.

Personas de contacto

En la ficha de una empresa, en Personas de contacto, pulsa Añadir persona: busca una persona entre tus contactos o escribe su nombre para crearla al momento. De cada persona puedes indicar su cargo y si recibe copia de los documentos.

La misma persona puede estar en varias empresas, y desde su ficha ves a qué empresas pertenece.

Archivar y eliminar

En el menú «…» del contacto:

• Archivar: deja de aparecer en la lista, pero se conserva con todo su historial. Lo ves y lo recuperas desde «…» → Ver archivados.
• Eliminar: lo borra definitivamente. Si ya has trabajado con él, mejor archívalo.

Importar y exportar

¿Tienes tus contactos en un Excel o en otro programa? Tráelos todos de una vez: Importar y exportar con Excel.