Impuestos y formas de pago
Prepara la facturación de tu empresa: IVA, recargo, retenciones, menciones legales y cómo te pagan.
Dónde está
En Ajustes, el grupo Facturación tiene cuatro páginas: Datos fiscales, Impuestos, Cobros y Series (en el móvil, en Más → Ajustes de facturación; también con ⌘ K escribiendo su nombre, por ejemplo «Impuestos»). Todo el equipo puede consultarlas; solo los administradores y el propietario pueden cambiarlas.
Los datos de texto se guardan con la barra Guardar cambios que aparece abajo al cambiar algo (o Descartar para dejarlo como estaba). Los interruptores y los valores por defecto se guardan al momento.
Datos fiscales
Son los datos de tu empresa que aparecen en cada factura: razón social, NIF, dirección, y si quieres email, teléfono y web. Hacen falta razón social, NIF y dirección para poder emitir. El pie de las facturas es para los datos del Registro Mercantil o tus condiciones.
Al emitir una factura, estos datos quedan fijados en ella: si después cambias de dirección, las facturas ya emitidas no cambian.
Impuestos por defecto
En Impuestos → Por defecto eliges con qué impuestos nacen tus facturas cuando ni el cliente ni el producto dicen otra cosa:
- IVA: normalmente el 21 %.
- Retención: si tus clientes te retienen IRPF (por ejemplo, el 15 % de los profesionales). Si no, «Sin retención».
Impuestos del país
Los impuestos de tu país vienen de serie, en tres pestañas: IVA, Recargo (de equivalencia) y Retenciones; junto a cada una ves cuántos tienes activos. No hace falta crear nada: desactiva con el interruptor los que no uses y dejarán de ofrecerse. El que va por defecto no se puede desactivar; cambia antes los valores por defecto.
Menciones legales automáticas
Cuando una operación no lleva IVA, la factura tiene que decir por qué. Los impuestos de serie llevan su mención legal y se imprime sola en la factura cuando los usas. Por ejemplo:
| Impuesto | Se imprime |
|---|---|
| Exento de IVA | Operación exenta de IVA (art. 20 de la Ley 37/1992). |
| Entrega intracomunitaria | Entrega intracomunitaria exenta de IVA (art. 25 de la Ley 37/1992). |
| Servicio a empresa de la UE | Inversión del sujeto pasivo: operación no sujeta al IVA español (…). |
| Exportación | Exportación exenta de IVA (art. 21 de la Ley 37/1992). |
Si tienes dudas sobre qué impuesto aplicar a una operación, consúltalo con tu asesoría: Grouzz pone la mención que corresponde al impuesto que elijas.
Impuestos propios
Si necesitas uno que no está, créalo con Nuevo impuesto: nombre, tipo, porcentaje y, si hace falta, su mención legal. Ten en cuenta que los impuestos propios no cuentan en los modelos oficiales (303, 390…), así que úsalos solo cuando no haya uno de serie.
Cómo se decide el impuesto de cada línea
- El IVA lo marca lo que vendes: el del producto o, si no tiene, el del cliente o, si tampoco, el de la empresa.
- La retención la marca a quién vendes: la del cliente, luego la del producto y luego la de la empresa.
- Después manda el régimen de IVA del cliente (en su ficha, sección Facturación):
| Régimen | Qué pasa en sus facturas |
|---|---|
| General | IVA normal. |
| Recargo de equivalencia | IVA más el recargo que le corresponde (5,2 % con el 21 %, 1,4 % con el 10 %, 0,5 % con el 4 %). |
| Intracomunitario | Sin IVA: entrega intracomunitaria o inversión del sujeto pasivo, con su mención legal. Sin retención. |
| Fuera de la UE | Sin IVA español, con su mención legal. Sin retención. |
| Exento | IVA exento (art. 20), con su mención legal. |
| No sujeto | Fuera del IVA, con su mención legal. |
Los importes se calculan sin decimales perdidos y el IVA se redondea línea a línea, como marca el reglamento de facturación.
Cobros: formas de pago y vencimiento
En Cobros está el plazo de pago por defecto: días desde la fecha de la factura hasta que vence (0 significa al contado). Se usa si ni el cliente ni la forma de pago dicen otra cosa.
Formas de pago
Lo que verá tu cliente en la factura para saber cómo pagarte. Crea las que uses con Nueva forma de pago:
- Nombre, por ejemplo «Transferencia bancaria» o «Al contado».
- Texto en la factura: la frase que se imprime.
- IBAN (opcional): la cuenta a la que te pagan. Grouzz comprueba los dígitos de control, así que un IBAN con una cifra cambiada no se acepta.
- Vencimiento propio (opcional): si esta forma de pago siempre vence a unos días concretos.
- Usar por defecto: la que se pone en las facturas si el cliente no tiene otra.
Desde el menú … de cada una puedes editarla, hacerla predeterminada o archivarla. Las facturas que ya la usan la conservan.
Series
Las facturas se numeran por series. Si no creas ninguna, se usa «Facturas»: F2026-0001, F2026-0002… Cada serie cuenta por año y vuelve a 1 el 1 de enero, sin que tengas que hacer nada.
Con Nueva serie puedes numerar aparte, por ejemplo, la tienda online. En el formato, [YYYY] (o [YY]) es el año y cada % una cifra del número: W[YY]-%%% da W26-001. La serie predeterminada es la que usan las facturas nuevas; en el editor puedes elegir otra. El número se asigna al emitir, así que los borradores no dejan huecos.
Seguir la numeración de otro programa
Si vienes de otro programa de facturación y ya llevas, por ejemplo, 147 facturas este año, puedes decirle a Grouzz por dónde ibas. Abre la serie con … → Editar y cambia Siguiente número: la próxima factura que emitas en esa serie llevará ese número (con 148, F2026-0148).
- Afecta al año en curso si el formato lleva año (
[YYYY]o[YY]); si no lo lleva, a la numeración continua de la serie. - Solo puedes subirlo: debe ser mayor que el último número ya emitido, porque los documentos emitidos no se renumeran ni se repiten números. Si pones uno menor o igual, Grouzz te avisa de cuál fue el último.
- A partir de ahí, la numeración sigue sola (148, 149, 150…).
- Vale igual para facturas, rectificativas, presupuestos, pedidos y albaranes.
Las rectificativas se numeran aparte (lo exige la ley): por defecto, en la serie «Rectificativas» (R2026-0001…), que se crea sola con la primera. En la misma página puedes crear otras.