Importar y exportar con Excel
Trae tus datos desde cualquier Excel o CSV, revísalos antes de confirmar y actualízalos cuando quieras.
Puedes traer tus datos a Grouzz desde un Excel (.xlsx) o un CSV, y sacarlos a Excel cuando quieras. Funciona con los contactos y con los productos y servicios; el resto de módulos usarán el mismo sistema (la plantilla y las columnas de los productos y servicios están en Productos y servicios).
Importar en tres pasos
- En Contactos, abre el menú «…» y elige Importar desde Excel.
- Descarga la plantilla y rellénala, o sube directamente tu propio Excel: reconocemos las columnas por su nombre aunque no sean exactamente las de la plantilla (por ejemplo, «Razón social», «CIF» o «Correo»).
- Revisa lo que se va a importar: verás cuántas filas están listas y cuáles tienen errores, con el motivo. Pulsa Importar.
Al terminar verás cuántos contactos se han creado, actualizado, dejado sin cambios o con errores. Las filas con errores se pueden descargar en un archivo para corregirlas e importarlas otra vez.
Una fila con errores no impide importar las demás. Corrige solo las que fallan y vuelve a subirlas.
La plantilla
La plantilla tiene dos hojas: Datos, donde se rellena una fila por contacto, e Instrucciones, con lo que va en cada columna. Las columnas con * son obligatorias, y las de sí/no tienen una lista desplegable.
| Columna | Qué poner |
|---|---|
Nombre fiscal * | Razón social o nombre y apellidos. |
| Nombre comercial | Solo empresas. |
| Tipo | Empresa o Persona. Si se deja vacío: Persona si el NIF es un DNI o NIE; si no, Empresa. |
| NIF | Se comprueba la letra o el dígito de control. |
| NIF-IVA intracomunitario | Para operaciones dentro de la UE. |
| Cliente / Proveedor | sí o no. |
| Tipo de contacto | Alternativa a las dos anteriores: Cliente, Proveedor o Cliente y proveedor. |
| El principal: a él se envían los documentos. | |
| Otros emails | Separados por punto y coma. |
| Teléfono, Móvil, Web | |
| Dirección, Código postal, Población, Provincia | Dirección fiscal. |
| País | Nombre del país o código de dos letras (ES, FR…). Si se deja vacío: España. |
| Referencia | Tu código interno, por ejemplo CLI-001. |
| Etiquetas | Separadas por punto y coma. |
| Notas | |
| Empresa, Cargo | Solo personas: NIF o nombre de su empresa y su cargo. La empresa puede estar ya en Grouzz o en el mismo Excel. |
| ID (no modificar) | Solo en Excel exportados desde Grouzz. Déjala vacía en contactos nuevos. |
Contactos que ya existen
Si una fila corresponde a un contacto que ya está en Grouzz, lo detectamos por su ID (si el Excel viene de una exportación) o por su NIF. Antes de importar eliges qué hacer:
- Actualizarlo con los datos del Excel. Las celdas vacías no se tocan: si solo quieres cambiar el teléfono de cien contactos, basta con un Excel con el NIF y el teléfono.
- Dejarlo como está.
Exportar y volver a importar
En «…» → Exportar a Excel descargas todos tus contactos con las mismas columnas que la plantilla, incluido su ID. Así puedes hacer cambios en bloque cómodamente:
- Exporta.
- Cambia lo que quieras en el Excel (sin tocar la columna ID).
- Vuelve a importarlo eligiendo Actualizarlo.
Gracias al ID, incluso puedes corregir el NIF de un contacto desde el Excel.